Ngày nay, hóa đơn giấy truyền thống đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử. Và đó là một sự thay đổi đem lại hiệu ứng mạnh mẽ trong ngành F&B. Một hóa đơn chuyên nghiệp không chỉ giúp minh bạch giao dịch mà còn thể hiện sự uy tín của quán. Tuy nhiên, nhiều chủ quán lo ngại quy trình tạo hóa đơn phức tạp và tốn thời gian. Với sự hỗ trợ của các phần mềm xuất hóa đơn online, bạn hoàn toàn có thể tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp chỉ trong vòng 1 phút.
1. Tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp – vì sao cần phải có?
1.1. Tuân thủ quy định pháp luật
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên mức quy định đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, việc tạo hóa đơn chuyên nghiệp là việc làm tuân thủ theo quy định của pháp luật, không chỉ là lựa chọn giống như trước.
1.2. Đáp ứng nhu cầu khách hàng
Hiện nay những khách hàng là công ty, doanh nghiệp thường yêu cầu xuất hóa đơn VAT khi mua hàng. Do đó, sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc nếu muốn xuất hóa đơn GTGT.
1.3. Tiện lợi trong quản lý kinh doanh
Hóa đơn điện tử giúp các đơn vị kinh doanh quản lý tình hình kinh doanh, quản lý hóa đơn đã xuất một các dễ dàng. Thay vì lưu trữ hàng trăm tờ giấy dẫn đến sai lầm khi quản lý hóa đơn, bạn có thể quản lý hóa đơn bằng vài cú click trên phần mềm điện tử. Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, không bị tình trạng dễ rách nát, khó lưu trữ như hóa đơn giấy truyền thống.
2. Lợi ích của xuất hóa đơn online
2.1. Tiết kiệm thời gian
Hóa đơn điện tử được lập online và gửi hóa đơn chỉ trong vài giây. Nhân viên không cần ghi hóa đơn giấy thủ công, không lo sai sót và tiết kiệm thời gian cho đơn vị kinh doanh. Quá trình này chỉ diễn ra 1-2 phút rất nhanh chóng.
2.2. Dễ dàng in và gửi hóa đơn cho khách
Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email, tin nhắn SMS hoặc quét QR code. Bản thân khách hàng cũng cảm thấy tiện lợi khi dễ dàng tra cứu hóa đơn, không cần lưu trữ hóa đơn giấy.
2.3. Quản lý tập trung
Tất cả hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và xuất báo cáo. Đây là ưu điểm lớn so với việc phải lưu trữ hóa đơn giấy dễ rách nát, khó bảo quản.
2.4. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp
Thay vì tờ giấy viết tay, tạo hóa đơn chuyên nghiệp có logo, thương hiệu và đầy đủ thông tin chắc chắn sẽ giúp khách hàng ấn tượng hơn. Nếu quán ăn, nhà hàng có thể xuất hóa đơn online nhanh chóng chắc chắn ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Do đó, trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp nâng tầm thương hiệu, tăng tính chuyên nghiệp cho đơn vị kinh doanh.
3. Hướng dẫn tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp chỉ trong 1 phút
Sự phát triển của công nghệ số hóa kéo theo sự ra đời của nhiều phần mềm hỗ trợ cho ngành F&B. Dưới đây sẽ là hướng dẫn xuất hóa đơn cơ bản với nền tảng tạo Menu Online của VnScan.Menu – giải pháp xuất và quản lý hóa đơn cho các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê,…
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Truy cập vào tài khoản VnScan.Menu của quán. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký nhanh trong vài phút tại đây. https://app.vnscan.menu/register
Bước 2: Chọn tính năng “Xuất hóa đơn”
Trong giao diện quản lý, chọn mục xuất hóa đơn online.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn
Điền các thông tin cơ bản, chẳng hạn như:
- Tên khách hàng/doanh nghiệp.
- Món ăn/đồ uống đã gọi.
- Số lượng và đơn giá.
- Thuế (nếu có).
Bước 4: Tùy chỉnh hóa đơn
Bạn có thể:
- Thêm logo quán.
- Ghi chú chương trình khuyến mãi.
- Gắn kèm thêm thông tin liên hệ.
Bước 5: Xuất và in hóa đơn
- Nhấn nút Tạo hóa đơn chuyên nghiệp.
- In trực tiếp hoặc gửi cho khách qua email/SMS/QR code.
Quá trình tạo hóa đơn chuyên nghiệp và in chỉ mất 1 phút, rất nhanh chóng và tiện lợi.
4. Case study – Nhà hàng có thêm tệp khách đặt đơn hàng lớn nhờ sử dụng phần mềm tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp
Một nhà hàng ở Hà Nội trước đây thường sử dụng hóa đơn giấy cho khách hàng. Sau khi sử dụng phần mềm tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp, quán có thêm tệp khách hàng công ty thường xuyên đặt đơn lớn cho hoạt động tiếp khách của họ. Sở dĩ tệp khách này hài lòng với nhà hàng bởi vì:
- Nhà hàng tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp nhanh chóng, có thể xuất VAT
- Khách hàng đánh giá cao tính chuyên nghiệp và chỉn chu của quán
- Quán tích hợp thêm các chiến lược mới nâng cao trải ngiệm của khách như: QR menu, QR Wifi,…
Dựa vào kết quả kinh doanh, quán đã kỹ lưỡng so sánh hóa đơn giấy và online và quyết định gắn bó với hóa đơn điện tử.
5. Một số lưu ý để hóa đơn trở nên chuyên nghiệp hơn
- Nên sử dụng màu sắc giống màu sắc chủ đạo của quán để tăng nhận diện thương hiệu
- In logo của quán trên hóa đơn kèm các thông tin như hotline, website, fanpage, địa chỉ,… ở hóa đơn
- In thêm lời cảm ơn ở cuối hóa đơn, ví dụ: “Cảm ơn quý khách đã ghé thăm. Hẹn gặp lại!”
- In thêm mã QR menu trên hóa đơn: giúp khách hàng dễ dàng truy cập menu online cho lần ghé tiếp theo.
6. Kết luận
Sự nhanh chóng và chuyên nghiệp là yếu tố cạnh tranh quan trọng trong ngành F&B. Thay vì loay hoay viết tay từng hóa đơn giấy, bạn hoàn toàn có thể tạo và in hóa đơn chuyên nghiệp chỉ trong 1 phút với sự hỗ trợ của công nghệ.
Những nền tảng như VnScan.Menu không chỉ giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn nâng tầm thương hiệu, tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Đây là bước đi thông minh để bắt kịp xu hướng xuất hóa đơn online và tối ưu quản lý quán ăn, nhà hàng trong thời đại số hóa ngày nay.
