Hóa đơn online đang trở thành dần trở thành công cụ bắt buộc trong bối cảnh kinh doanh số hóa ngày nay. Khách hàng ngày càng có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử, đặc biệt là doanh nghiệp mua hàng thường yêu cầu xuất hóa đơn VAT. Do đó, xuất hóa đơn online không chỉ là việc tuân thủ đúng pháp luật, mà còn là cách các đơn vị kinh doanh tạo sự tin cậy, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Cùng tìm hiểu về Xuất hóa đơn online – Giải pháp toàn diện cho quản lý và xuất hóa đơn trong kinh doanh F&B nhé!
1. Xuất hóa đơn online là gì?
Xuất hóa đơn online sử dụng các phần mềm hoặc hệ thống điện tử để lập, ký số, gửi và quản lý hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử, thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử này có đầy đủ giá trị pháp lý, được cấp mã của cơ quan thuế, có thể gửi trực tiếp cho khách hàng qua email, SMS hoặc qua QR code.
2. Vì sao quán ăn, nhà hàng nên xuất hóa đơn online?
2.1. Xuất hóa đơn online là tuân thủ quy định pháp luật
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu trên mức quy định đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, việc xuất hóa đơn online là việc làm tuân thủ theo quy định của pháp luật, giúp các đơn vị kinh doanh tránh bị phạt.
2.2. Đáp ứng nhu cầu khách hàng
Hiện nay những khách hàng là công ty, doanh nghiệp thường yêu cầu xuất hóa đơn VAT khi mua hàng. Do đó, sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc nếu muốn xuất hóa đơn GTGT. Nếu đơn vị kinh doanh của bạn không xuất được hóa đơn VAT, bạn sẽ mất đi tệp khách này và để đối thủ có cơ hội phát triển hơn.
2.3. Xuất hóa đơn online tăng tiện lợi trong quản lý kinh doanh
Hóa đơn điện tử giúp các đơn vị kinh doanh quản lý tình hình kinh doanh, quản lý hóa đơn đã xuất một các dễ dàng. Một sai lầm khi quản lý hóa đơn đó là lưu trữ thủ công hàng trăm tờ giấy, thay vào đó, bạn có thể quản lý hóa đơn bằng vài cú click trên phần mềm điện tử. Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, không bị tình trạng dễ rách nát, khó lưu trữ như hóa đơn giấy truyền thống.
3. Lợi ích của xuất hóa đơn online đối với kinh doanh F&B
3.1. Giảm chi phí in ấn và bảo vệ môi trường
Việc thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn online giúp giảm một khoản không nhỏ cho chi phí giấy, mực, in ấn. Hơn nữa, ngoài việc tiết kiệm chi phí vận hành kinh doanh, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp bảo vệ môi trường, giảm số lượng giấy in.
3.2. Xuất hóa đơn online giúp tiết kiệm thời gian vận hành
Hóa đơn điện tử được lập online và gửi hóa đơn cho khách hàng chỉ trong vài giây. Nhân viên không cần ghi hóa đơn giấy thủ công, không lo sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành cho đơn vị kinh doanh. Đây là ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống.
3.3. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Nếu quán ăn, nhà hàng có thể xuất hóa đơn online nhanh chóng chắc chắn ghi điểm tốt hơn trong mắt khách hàng so với việc chỉ đưa hóa đơn giấy. Do đó, trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp nâng tầm thương hiệu, tăng tính chuyên nghiệp cho đơn vị kinh doanh.
4. VnScan.Menu – Giải pháp hỗ trợ xuất hóa đơn online tiện lợi
Bên cạnh việc cung cấp các công cụ QR code cho nhà hàng như QR menu, QR wifi, QR đánh giá,… VnScan.Menu còn hỗ trợ các quán ăn, nhà hàng trong việc quản lý hóa đơn quán ăn. Những tính năng nổi bật gồm:
- Tạo hóa đơn chuyên nghiệp: tùy chỉnh logo, thương hiệu, thông tin quán.
- Tích hợp với hệ thống kế toán: đồng bộ xuất hóa đơn online với hệ thống kế toán và quản lý doanh thu, giúp dễ dàng báo cáo, đánh giá doanh thu.
- Quản lý hóa đơn an toàn, chuyên nghiệp: tất cả dữ liệu hóa đơn online được quản lý tập trung, tuân thủ đúng theo quy định pháp luật.
5. Case study: Quán ăn tăng doanh thu nhờ sử dụng hóa đơn online
Một quán ăn ở Hà Nội từng phải từ chối nhiều đơn hàng doanh thu lớn từ khách hàng doanh nghiệp, vì họ thường yêu cầu hóa đơn VAT nhưng quán không có sẵn. Sau khi triển khai xuất hóa đơn online với giải pháp của VnScan.Menu, quán ghi nhận những thay đổi tích cực:
- Quán đáp ứng được yêu cầu lấy hóa đơn VAT của khách công ty, doanh thu được tăng lên rõ rệt nhờ tệp khách hàng lớn này.
- Tiết kiệm một khoản không nhỏ chi phí in hóa đơn giấy, giúp chi phí vận hành được giảm đi.
- Nhờ tạo hóa đơn chuyên nghiệp, thương hiệu của quán được nâng lên, khách hàng quay lại nhiều lần, giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp. Từ đó, doanh thu cũng tăng lên so với trước.
6. Nếu không sử dụng hóa đơn điện tử thì có bất lợi gì?
6.1 Nguy cơ bị phạt vì không tuân thủ pháp luật:
Nếu đơn vị kinh doanh thuộc diện bắt buộc nhưng lại không sử dụng hóa đơn điện tử, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt tùy vào mức độ theo quy định của pháp luật. Đây là sai lầm khi quản lý hóa đơn thủ công trong kinh doanh.
6.2 Nguy cơ sai sót khi quản lý thủ công trong thời đại số hiện nay:
Với tốc độ phát triển của công nghệ số hiện nay, sử dụng hóa đơn online là giải pháp vô cùng tối ưu. Hiện nay, việc kiểm soát và theo dõi tình hình kinh doanh thủ công rất dễ gây ra thiếu sót và bất lợi trong việc lưu trữ.
6.3 Khó cạnh tranh với những đơn vị khác có sử dụng hóa đơn điện tử:
Nếu đơn vị kinh doanh không sử dụng hóa đơn online, tệp khách lớn như các doanh nghiệp sẽ chuyển sang các đơn vị có sử dụng hóa đơn online. Chẳng hạn như, một doanh nghiệp đặt một lượng hàng lớn sẽ yêu cầu hóa đơn VAT, nếu bạn không xuất được hóa đơn, đơn hàng này sẽ chuyển sang đơn vị khác.
7. Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn online
7.1 Quán nhỏ có bắt buộc phải xuất hóa đơn online không?
Nếu có doanh thu đạt mức theo quy định của pháp luật, quán nhỏ vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, nếu không đạt mức doanh thu theo luật định nhưng nếu khách hàng yêu cầu, bạn vẫn cần triển khai nếu muốn đáp ứng đơn hàng đó.
7.2 Xuất hóa đơn online có tốn kém không?
Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Điều này còn giúp quán tiết kiệm chi phí vận hành.
7.3 Khách hàng nhận hóa đơn bằng cách nào?
Khách hàng có thể nhận hóa đơn online qua email, SMS, hoặc thậm chí là QR code ngay tại bàn.
7.4 Nếu quán vẫn chỉ sử dụng hóa đơn giấy, không xuất hóa đơn online thì sao?
Nếu đạt mức doanh thu theo quy định mà quán không xuất hóa đơn online, khi cơ quan nhà nước tiến hành kiểm tra, quán của bạn sẽ bị phạt theo quy định pháp luật.
>>> Qr code cho nhà hàng – Giải pháp toàn diện cho QR Code cho F&B
8. So sánh Hóa đơn giấy và Hóa đơn online
| Tiêu chí | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
| Cách phát hành | Thủ công, viết tay | Chỉ cần thao tác nhanh chóng trên phần mềm |
| Lưu trữ hóa đơn | Cồng kềnh, dễ rách nát, khó bảo quản | Lưu trữ online, an toàn, dễ tra cứu |
| Chi phí sử dụng | Tốn chi phí in ấn, giấy mực | Giảm chi phí giấy mực |
| Phục vụ khách hàng doanh nghiệp | Hạn chế, nếu khách yêu cầu hóa đơn VAT thì không thể đáp ứng | Có thể xuất hóa đơn VAT, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng công ty |
| Quản lý | Khó tổng hợp, khó tra cứu lại hóa đơn | Dễ dàng quản lý, tra cứu, có thể tích hợp thêm các công cụ hỗ trợ kinh doanh khác |
Rõ ràng, khi so sánh hóa đơn giấy và online, cho thấy hóa đơn online có nhiều ưu điểm vượt trội.
9. Kết luận
Xuất hóa đơn online hiện nay không còn là lựa chọn, mà là bắt buộc đối với những đơn vị có doanh thu đạt ngưỡng theo quy định pháp luật. Từ việc giảm chi phí in ấn, hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả,… hóa đơn điện tử mang lại lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Với các nền tảng tiện lợi như VnScan.Menu, chủ quán có thể dễ dàng quản lý, đồng bộ và phát triển kinh doanh một cách bền vững với hóa đơn online trong ngành F&B.
