Trong bối cảnh kinh doanh được hỗ trợ nhiều bởi công nghệ như hiện nay, hóa đơn điện tử không còn xa lạ. Tuy nhiên, những cửa hàng nhỏ, quán ăn nhỏ, quán cafe,… có tệp khách lẻ không mấy khi yêu cầu hóa đơn. Do đó, chủ những đơn vị kinh doanh này thường đặt câu hỏi “Vì sao quán nhỏ cũng cần hóa đơn điện tử?”. Trên thực tế, hóa đơn điện tử không chỉ tuân thủ đúng pháp luật, mà còn đem lại nhiều lợi ích cho các đơn vị kinh doanh nhỏ. Bài viết dưới đây sẽ chỉ rõ hơn!
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, phát hành và lưu trữ trên hệ thống máy tính thay vì in ra giấy. Toàn bộ thông tin như tên hàng hóa, giá tiền, thuế, người bán và người mua đều được thể hiện trên file điện tử.
Nói một cách dễ hiểu, thay vì viết hóa đơn trên giấy, chúng ta sẽ nhập dữ liệu trên phần mềm và hệ thống sẽ gửi hóa đơn online cho khách hàng qua email, tin nhắn hoặc có thể tra cứu trực tuyến.
2. Vì sao cần có hóa đơn điện tử?
2.1 Sử dụng hóa đơn online là tuân thủ quy định của pháp luật:
Trước đây, hầu hết các đơn vị kinh doanh nhỏ không chú trọng đến lợi ích của hóa đơn online. Các đơn vị kinh doanh nhỏ thường sử dụng hóa đơn giấy hoặc bỏ qua việc xuất hóa đơn nếu khách hàng không yêu cầu.
Tuy nhiên, từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, kết hợp với Nghị định 70/2025/NĐ-CP năm 2025, các đơn vị kinh doanh đều được yêu cầu chuyển hết sang hóa đơn điện tử. Vì vậy, việc xuất hóa đơn online là việc nên làm nhằm tuân thủ đúng pháp luật của nước ta.
2.2 Hóa đơn điện tử phù hợp với thời đại kinh doanh hiện nay:
Hiện nay, rất nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ, mua hàng hóa,… yêu cầu xuất hóa đơn VAT. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, toàn bộ hóa đơn VAT bắt buộc phải phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử, không còn dùng hóa đơn giấy.
Nếu như bạn không dùng hóa đơn online, bạn sẽ mất đi những khách hàng thuộc nhóm yêu cầu hóa đơn VAT này. Vì vậy, việc xuất hóa đơn online không chỉ tăng tệp khách, mà còn là tránh việc vi phạm pháp luật.
3. Lợi ích hóa đơn online đối với đơn vị kinh doanh nhỏ:
3.1 Quản lý việc kinh doanh dễ dàng và tiện lợi:
Khi tất cả thông tin về hóa đơn như doanh thu, thông tin khách hàng, ngày bán,… được lưu trữ trên phần mềm, chủ quán có thể theo dõi ngay trên các thiết bị di động. Điều này đem lại sự tiện lợi lớn cũng như đối soát doanh thu chặt chẽ hơn mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Đây là lợi ích nổi bật của việc số hóa hóa đơn tránh sai lầm khi quản lý hóa đơn cũng như doanh thu kinh doanh.
3.2 Tăng độ uy tín và chuyên nghiệp:
Việc tạo hóa đơn chuyên nghiệp góp phần lớn vào quá trình này phát triển của đơn vị kinh doanh. Khi khách hàng nhận hóa đơn qua email hoặc có thể tra cứu online, sẽ cảm thấy tin cậy và yên tâm hơn với nơi mình đã mua hàng. Hơn nữa, khi sử dụng hóa đơn online, bạn có thêm cơ hội cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho những khách hàng doanh nghiệp thường yêu cầu hóa đơn VAT. Số hóa hóa đơn sẽ giúp bạn có cơ hội cạnh tranh hơn dù đang là đơn vị kinh doanh nhỏ.
3.3 Hóa đơn điện tử an toàn và minh bạch hơn hóa đơn giấy:
Lợi ích lớn của hóa đơn online so với hóa đơn giấy đó là không bị rách nát, mất hay làm giả. Khi hóa đơn được lữu trữ điện tử, bạn có thể yên tâm về các thông tin và các hóa đơn đã được tạo, có thể tra cứu lại bất cứ lúc nào. Ngoài ra, hóa đơn online còn giúp cơ quan thuế kiểm tra tiện lợi và nhanh chóng hơn.
3.4 Tiết kiệm chi phí vận hành:
Hóa đơn điện tử được phát hành và lưu trữ trên phần mềm, do đó các đơn vị kinh doanh không tốn các chi phí như giấy, mực, thiết bị in,… Đối với các quán nhỏ, các đơn vị kinh doanh mới mở chưa có nhiều lợi nhuận, đây là cách tiết kiệm chi phí khá hiệu quả.
3.5 Dễ dàng tích hợp với các công cụ chuyên nghiệp khác:
Việc xuất hóa đơn trên phần mềm hoàn toàn có thể tích hợp thêm các công cụ bán hàng khác. Chẳng hạn như CRM (phần mềm quản lý khách hàng), ứng dụng gọi món, thanh toán online,… Xuất hóa đơn online sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh ngày càng phát triển một cách chuyên nghiệp hơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
4. Sẽ ra sao nếu quán nhỏ không sử dụng hóa đơn điện tử?
4.1 Nguy cơ bị phạt vì không tuân thủ pháp luật:
Nếu đơn vị kinh doanh thuộc diện bắt buộc nhưng lại không sử dụng hóa đơn điện tử, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt tùy vào mức độ theo quy định của pháp luật.
4.2 Nguy cơ sai sót khi quản lý thủ công trong thời đại số hiện nay:
Với tốc độ phát triển của công nghệ số hiện nay, sử dụng hóa đơn online là giải pháp vô cùng tối ưu. Hiện nay, việc kiểm soát và theo dõi tình hình kinh doanh thủ công rất dễ gây ra thiếu sót và bất lợi trong việc lưu trữ.
4.3 Khó cạnh tranh với những đơn vị khác có sử dụng hóa đơn điện tử:
Nếu đơn vị kinh doanh không sử dụng hóa đơn online, tệp khách lớn như các doanh nghiệp sẽ chuyển sang các đơn vị có sử dụng hóa đơn online. Chẳng hạn như, một doanh nghiệp đặt một lượng hàng lớn sẽ yêu cầu hóa đơn VAT, nếu bạn không xuất được hóa đơn, đơn hàng này sẽ chuyển sang đơn vị khác.
5. Kết luận: Vì sao quán nhỏ cũng cần hóa đơn điện tử?
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ hiện nay đã trở thành quy định bắt buộc. Tuy nhiên các chủ quán, chủ cửa hàng hiện nay sau khi trải nghiệm, so sánh hóa đơn giấy và online, cũng rất chủ động và hài lòng khi lựa chọn hóa đơn online trong thời đại số. Bởi lẽ, lợi ích của hóa đơn online đem lại vô cùng hữu ích và to lớn. Hóa đơn điện tử không chỉ đem lại sự tiện lợi như đã nêu trên, mà còn giúp cho đơn vị kinh doanh ngày một phát triển hơn, chuyên nghiệp hơn.
Nếu bạn chưa tìm được giải pháp cho việc sử dụng hóa đơn online, hãy trải nghiệm ngay VnScan.Menu – nền tảng quản lý và xuất hóa đơn điện tử tiện lợi, thông minh. VnScan.Menu sẽ đồng hành giúp bạn tiết kiệm chi phí, nâng cao sự uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.
Trang web của chúng tôi: VnScan.Menu.
