Tron kinh doanh nói chung và ngành F&B nói riêng, hóa đơn công cụ quan trọng dể quản lý doanh thu và tuân thủ theo quy định pháp luật. Trước đây, các quán ăn và nhà hàng chủ yếu sử dụng hóa đơn giấy. Nhưng vài năm gần đây, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn truyền thống. Vậy sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này là gì? Bài viết sẽ so sánh hóa đơn giấy và hóa đơn online để tìm ra giải pháp tối ưu cho hoạt động kinh doanh F&B.
1. Hóa đơn giấy và hóa đơn online là gì?
1.1 Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy là loại hóa đơn in trên giấy, được lập bằng viết tay hoặc in ra từ máy tính. Với loại hóa đơn này, quán sẽ phải lưu trữ bản cứng để đối soát và xuất trình khi cần. Hóa đơn giấy gắn liền với hình thức quản lý hóa đơn thủ công.
1.2 Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trên phần mềm xuất hóa đơn online. Hóa đơn này có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy theo quy định pháp luật. Hóa đơn online có thể tạo và in nhanh chóng bằng các phần mềm rất tiện lợi.
2. So sánh hóa đơn giấy và hóa đơn online
| Tiêu chí | Hóa đơn giấy | Hóa đơn online (hóa đơn điện tử) |
| Hình thức tạo hóa đơn | Viết tay hoặc in | Tạo trên phần mềm và gửi online |
| Thời gian xử lý | Viết tay/in 5-10 phút tùy dịch vụ | Tạo và in nhanh chóng 1-2 phút |
| Độ chính xác | Dễ sai sót khi ghi tay, cộng trừ thủ công | Tự động tính toán, gần như không có lỗi |
| Lưu trữ | Khó lưu trữ, khó bảo quản bản cứng do dễ rách nát, ẩm mốc | Lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống, tra cứu nhanh chóng |
| Chi phí | Tốn giấy, mực, kho lưu trữ | Giảm mạnh chi phí in ấn và lưu kho |
| Hình ảnh với khách hàng | Thiếu hiện đại, không chuyên nghiệp | Minh bạch, tạo ấn tượng hiện đại, chuyên nghiệp |
| Tuân thủ pháp lý | Dễ gặp rủi ro nếu mất hóa đơn, khó xuất trình với cơ quan khi cần thiết | Đáp ứng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, tiện lợi để làm việc với cơ quan nhà nước |
Khi so sánh hóa đơn giấy và online, có thể thấy hóa đơn điện tử gần như vượt trội ở mọi khía cạnh, đáp ứng với xu thế trong ngành F&B hiện nay.
3. Ưu nhược điểm hóa đơn giấy
3.1 Ưu điểm của hóa đơn giấy
Ưu điểm nổi bật của hóa đơn giấy là sự quen thuộc, dễ dùng với tất cả các đơn vị kinh doanh dù lớn hay nhỏ. Hóa đơn giấy phù hợp với mọi lứa tuổi, nhất là những người không rành về công nghệ. Khi so sánh hóa đơn giấy và hóa đơn online, đây là ưu điểm nổi bật nhất của hóa đơn truyền thống.
3.2 Nhược điểm của hóa đơn giấy
- Sai sót nhiều: việc lập hóa đơn thủ công dễ dẫn đến sai sót khi tính toán tay, đặc biệt là với hóa đơn có nhiều dịch vụ.
- Tốn thời gian: có thể mất đến 5 – 10 phút để viết một hóa đơn.
- Khó lưu trữ và bảo quản: hóa đơn giấy có thể gặp tình trạng ẩm, mốc, rách, nát,… Hơn nữa, hóa đơn truyền thống khó tra cứu lại khi cần thiết, cần có thêm không gian để cất giữ hóa đơn. Trong những sai lầm khi quản lý hóa đơn, đây là sai lầm nổi bật nhất của hình thức quản lý hóa đơn thủ công.
- Tốn chi phí in ấn, giấy mực: Đơn vị kinh doanh tốn chi phí in ấn, giấy mực cho hóa đơn giấy.
- Không thân thiện với môi trường: dùng nhiều giấy in hóa đơn.
4. Ưu nhược điểm hóa đơn online
4.1 Ưu điểm của hóa đơn điện tử
- Tạo và xuất hóa đơn online nhanh chóng: chỉ cần vài cú click trên phần mềm để xuất hóa đơn online.
- Tính chính xác cao: Hóa đơn online được phần mềm tính toán tự động, gần như không có sai sót.
- Giảm chi phí in ấn: Không tốn chi phí in ấn hóa đơn giấy
- Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn online được lưu trữ trên phần mềm điện tử, dễ dàng tra cứu khi cần thiết
- Hiện đại & chuyên nghiệp: tạo hóa đơn chuyên nghiệp giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của đơn vị kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong ngành F&B hiện đại.
- Tuân thủ pháp luật: đáp ứng yêu cầu về quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với những đơn vị đạt mức doanh thu theo quy định.
4.2 Nhược điểm của hóa đơn điện tử
- Hóa đơn online cần có internet và phần mềm để tạo và xuất hóa đơn
- Nhân viên phải làm quen với phần mềm, được hướng dẫn để sử dụng phần mềm in và tạo hóa đơn chuyên nghiệp.
5. Case study: Quán ăn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn online
Một quán ăn tại Hà Nội từng dùng hóa đơn giấy trong nhiều năm. Theo thời gian, hóa đơn giấy bộc lộ nhiều bất cập trong kinh doanh:
- Hiện nay, sử dụng hóa đơn giấy không thể xuất hóa đơn VAT. Do đó, quán đã mất đi một số lượng khách thường yêu cầu hóa đơn VAT.
- Cuối tháng, quán đối soát mất cả ngày vì khó tra cứu và tổng hợp hóa đơn bản cứng.
Sau khi chuyển sang xuất hóa đơn online, tình hình kinh doanh có nhiều chuyển biến tích cực:
- Thời gian tạo hóa đơn giảm xuống còn chưa đến 1 phút.
- Xem báo cáo doanh thu ngay trên điện thoại dễ dàng, tra cứu nhanh chóng.
- Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp, có thêm tệp khách thường lấy hóa đơn VAT.
- Đối soát nhanh chóng, tiện lợi khi làm việc với cơ quan nhà nước.
Sau khi trải nghiệm, so sánh hóa đơn giấy và online, quán đã quyết định gắn bó với hóa đơn điện tử.
6. Kết luận
Việc so sánh hóa đơn giấy và online đã cho thấy rõ hóa đơn giấy tuy quen thuộc nhưng chứa nhiều hạn chế, trong khi hóa đơn điện tử vượt trội về tốc độ, độ chính xác, chi phí, tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.
Với sự phát triển của công nghệ, việc chuyển đổi sang xuất hóa đơn online đang dần trở thành tất yếu, lợi ích hóa đơn online đem lại cho quán ăn, nhà hàng, quán cà phê là điều không thể phủ nhận. Nền tảng thiết kế menu online miễn phí như VnScan.Menu là một trong những phần mềm nổi bật, dễ dùng, phù hợp với những quán ăn, nhà hàng, quán cà phê bước đầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
